Access puede ser una base de datos de escritorio, pero aún puede ser difícil de administrar. Estos consejos le ayudarán a trabajar de forma más eficaz con menos esfuerzo.
La mayoría de nosotros carecemos de habilidades serias de desarrollo de Access, por lo que crear y mantener una base de datos de Access puede ser complicado. De hecho, es posible que prefiera entregar el proyecto a un experto.
Si tiene datos existentes en un documento de Word o Excel, es fácil obtener esos datos en una tabla de Access. La forma más sencilla es copiar y pegar. Simplemente copie los datos en el documento de origen, abra su base de datos de Access y presione Ctrl + V para pegar los datos en una nueva tabla. Si copia desde Excel, Access usa el nombre de la hoja para el nombre de la nueva tabla. Si se copia de una tabla de Word, Access le pide un nombre de tabla y ofrece más opciones, como se muestra en la Figura A . Cuando esté copiando contenido sin procesar (no una tabla) de Word, primero cree la tabla y pegue los datos directamente en ella.
Copiar datos de Access a Excel o Word es igual de fácil; simplemente seleccione los registros o la tabla completa y cópielos como lo haría normalmente.
Al exportar datos desde Access, puede crear una tarea de Outlook. Veamos un ejemplo simple para hacerlo al exportar datos a una hoja de Excel:
Seleccione la tabla (Acceso) o los registros que desea exportar.
Haga clic en la pestaña Datos externos y haga clic en Excel en el grupo Exportar.
En el cuadro de diálogo resultante haga clic en la opción Exportar datos con formato y diseño y haga clic en Aceptar.
En el siguiente panel, marque Guardar pasos de exportación; al hacerlo, se muestran nuevas opciones.
Marque la opción Crear tarea de Outlook y haga clic en Guardar exportación.
Si tiene suerte, tiene una base de datos personalizada que satisface todas sus necesidades de clasificación y filtrado con un clic rápido. El resto de nosotros podemos confiar en las opciones de clasificación de hojas de datos. Sin embargo, use estas opciones con precaución: trabajar directamente con los datos sin procesar nunca es la mejor ruta, ¡pero es rápido!
Para acceder a las opciones de clasificación, abra la tabla en la vista Hoja de datos y haga clic en la pestaña Inicio. Tiene varias herramientas flexibles en el grupo Ordenar y filtrar. Haga clic dentro de cualquier campo y luego haga clic en Ascendente o Descendente. Para ordenar varios campos, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en los campos para agregarlos a la selección. Unos pocos clics se clasifican primero por proveedor, luego por monto de factura y luego por fecha de factura. Haga clic en Eliminar clasificación para devolver los datos a su orden original en cualquier momento.
Utilice Selección para filtrar datos en función de los datos. Simplemente seleccione un valor y luego elija una opción de la lista desplegable Selección
Una base de datos relacional comprende muchos objetos relacionados. Antes de comenzar a modificar cosas, revise las dependencias para no afectar accidentalmente un objeto existente; generalmente esto sucede cuando cambia el tipo de datos de un campo o el nombre de un objeto, o incluso elimina un objeto que es parte de una dependencia. Ahorrará tiempo en arreglar las cosas después de los hechos comprobando las dependencias antes de realizar cambios.
Para ver la dependencia de un objeto, seleccione ese objeto en el panel de navegación, haga clic en la pestaña Herramientas de base de datos y luego haga clic en Dependencias de objeto en el grupo Relaciones. Con el panel Dependencias del objeto, puede ver rápidamente todas las relaciones con el objeto seleccionado.
5. Agregue varios campos a la cuadrícula de diseño
Para agregar campos a la cuadrícula de diseño de la consulta, probablemente haga doble clic, arrastre o elija del menú desplegable de la cuadrícula para agregar campos de uno en uno. Pero hay varias formas de agregar más de un campo al mismo tiempo:
Mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en el primer y último campo que desea agregar y luego arrastre el bloque contiguo de campos a la cuadrícula.
Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en los campos para crear un bloque de campos no contiguos que puede arrastrar a la cuadrícula.
Haga doble clic en la barra de título de la tabla para seleccionar automáticamente todos los campos y arrástrelos a la cuadrícula
6. Usar Filtro por formulario
Una base de datos personalizada puede llevar mucho tiempo y ser costosa de construir y mantener, así que aproveche las funciones integradas, como Filtrar por formulario. Con el formulario abierto, elija Filtrar por formulario del menú desplegable Avanzado en el grupo Ordenar y filtrar. Access mostrará un formulario en blanco parecido al original. Si alguno de los controles contiene una cadena de búsqueda (de una tarea anterior), elimínela. Seleccione los valores de filtrado de los menús desplegables de control y haga clic en Alternar filtro (en el grupo Ordenar y filtrar. La barra de herramientas de navegación en la parte inferior del formulario le indica cuántos registros coinciden con su filtro. Use la barra de herramientas para navegar Para eliminar el filtro, haga clic en Alternar filtro.
Otras opciones de filtrado están disponibles haciendo clic con el botón derecho en el control. Con herramientas fáciles de implementar como esta, tendrá una base de datos en funcionamiento rápidamente. Puede agregar formularios de filtrado personalizados más tarde.
7. Establezca estas propiedades para ahorrar tiempo
Para crear una interfaz más fácil de usar, recomiendo configurar las siguientes dos propiedades para todos los formularios, a menos que tenga una razón específica para no hacerlo:
AutoCenter configurado en Sí abre el formulario en el centro de la pantalla independientemente de dónde lo dejó por última vez. Esta configuración funciona en versiones más recientes después de establecer la propiedad predeterminada Opciones de la ventana del documento en Ventanas superpuestas. (Busque en las opciones de la Base de datos actual en la sección Opciones de la aplicación).
Cambiar el tamaño establecido en Sí abre su formulario a su tamaño diseñado y no al tamaño utilizado por última vez.
Ambas configuraciones reducen el tiempo necesario para reajustar la posición y el tamaño del formulario cuando esas dos cualidades son importantes, y a menudo lo son.
Access proporciona dos utilidades que pueden ayudarlo a evitar problemas y mejorar el rendimiento:
Analyze Performance enumera los problemas potenciales y ofrece sugerencias para corregirlos. Puede analizar todo o limitar la lista a objetos específicos. Esta herramienta es particularmente útil cuando se modifica una base de datos existente.
Analizar tabla le ayuda a normalizar sus datos; una base de datos correctamente normalizada funciona mejor y es más fácil de modificar y mantener.
Encontrará estas herramientas en la pestaña Herramientas de base de datos en el grupo Analizar. Ejecute ambas herramientas antes de crear formularios e informes en tablas nuevas para evitar perder tiempo reparando percances.
9. Usar plantillas
Teniendo en cuenta lo compleja que puede ser una base de datos de Access, puede parecer imposible encontrar la plantilla adecuada. Sin embargo, es más rápido modificar una plantilla que empezar desde cero. Cuando inicia Access, muestra el backstage, donde puede abrir una base de datos existente, crear una nueva base de datos o buscar plantillas existentes. No tomará mucho tiempo ver lo que está disponible. Ahorre tiempo comenzando con una plantilla.
10. Personalizar el panel de navegación
De forma predeterminada, el panel de navegación agrupa objetos, pero es lo suficientemente flexible como para permitir un poco de personalización. Durante las etapas de desarrollo, esta opción puede ahorrarle un poco de tiempo al permitirle:
Agrupar objetos en lugar de crear una forma de panel de control temporal.
Ocultar objetos.
Agrupa los objetos que usas con más frecuencia que otros.
El proceso es simple: haga clic con el botón derecho en el Panel de navegación y elija Opciones de navegación. En el cuadro de diálogo resultante, agregue categorías, agregue grupos a esas categorías y luego regrese a Access. En el Panel de navegación, arrastre los objetos del grupo Objetos no asignados a sus grupos personalizados.
Para ocultar todo menos los grupos personalizados, abra el panel Opciones de navegación, elija la categoría personalizada y luego desmarque la opción Objetos no asignados. El resultado es una página de navegación con menos objetos para distraer a los usuarios.
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