Debut público de Google+ para empresas, gratis hasta el 2013

Estándar

A raíz de los movimientos que comenzaron en octubre pasado , cuando Google comenzó a permitir el acceso a Google+ a usuarios de Google Apps, la compañía anunció hoy más características que están dirigidos a impulsar la marca Google en las experiencias sociales de los negocios. En concreto, la compañía está desarrollando soporte para opciones de uso compartido, reuniones restringidas de vídeo integrado con otros productos de Google como Gmail, Calendar y Docs y otros controles administrativos dentro de Google+ con el lanzamiento público de hoy, de la versión empresarial de Google+ .

El Vicepresidente de Google, Amit Singh,  dijo en diciembre que la empresa ya estaba usando Google+ como plataforma de colaboración interna y prometió en su momento, que traería Google+ para el mercado empresarial en 2012. “Google es el próximo gran paso para la empresa”, dijo en ese momento. “Vamos a hacer lo mismo con Google+ que hemos hecho con Gmail y otras aplicaciones dirigidas al consumidor, para que Google+ puede ser adoptado en las empresas”.

Hoy, Clay Bavor, Product Management Director de Google Apps, escribe en el blog de ​​Google Enterprise , que Google ya está listo para mover algunas de las características de Google+ para empresas a una “vista previa completa”, lo que significa que cualquier organización que ha adoptado Google Apps puede ahora probar estas características de forma gratuita hasta finales de 2013. Esto es una  información clave, ya que implica que Google tiene planes de cobrar al final del periodo de prueba las herramientas de colaboración social, similar en cuanto a la forma en que cobra por sus herramientas de productividad en línea hoy en día, incluyendo Gmail, Calendar y Docs. Google ya cuenta con avances para la adopción de este mercado, teniendo en cuenta la fuerza con la que Google+ se esta gestando hacia los productos de empresa.

Las primeras herramientas que se están desplegando ahora son sólo las primera de varias, dice Bavor, quien añade que Google seguirá añadiendo más funciones y controles de administración mas adelante. Algunas empresas ya han sido parte de las pruebas de las características de la empresa, incluyendo  Kaplan  y  Vinos Banshee.

Que es exactamente lo que se abre hoy para todos los usuarios de Google Apps en las pruebas? En primer lugar es la compartición privada, lo que permite a los usuarios marcar mensajes como “restringidos”, haciendolo privado solo para su organización y no permitir la posibilidad de volver a compartirlo externamente. Estos mensajes también se pueden compartir con cada uno de los socios externos o compañeros de trabajo, si es necesario.

Encuentros en vídeo (también conocidos como “Hangouts” en la jerga de Google), que es la función de chat de grupo que permite que hasta 10 usuarios puedan conversar cara a cara a través de webcams o teléfonos inteligentes, está ahora integrado con Gmail de Google Apps, Calendar y Docs de Google Apps. Al igual que la función de uso compartido privado, esto no es realmente una opción exclusiva de Google + para empresas –  Google agregó Google+ Hangouts para Gmail en julio , por ejemplo. Hangouts también se apoyó en Google Calendar.

Por último, Bavor habla de otros controles administrativos para los usuarios empresariales. Esta es la parte más crítica con el servicio, desde su punto de vista por lo menos. Al igual que con Google Apps, los controles de administración para Google+ permiten a las empresas establecer los valores predeterminados para las restricciones de correos, y pueden permitir Hangouts restringidas para reuniones de empresas privadas. Los detalles de fijación de precios y la planificación de cambios no están aún disponibles.

Google Drive for Business

Estándar

Como casi todas las aplicaciones de Google, Drive tiene una version para empresas, aqui esta toda la informacion de Google Drive for Business.

https://www.google.com/apps/intl/es/business/drive.html

Google Drive: guarda y comparte todo lo que quieras

Google Drive te permite guardar una versión única actualizada de todos tus archivos online.

Accede a tus archivos desde cualquier lugar

Google Drive en tu Mac, PC o dispositivo móvil (o en tu navegador) te proporciona un lugar de almacenamiento para las versiones actualizadas de tus archivos al que puedes acceder desde dondequiera que te encuentres. Además de cualquier otro tipo de archivo que quieras subir, los documentos de Google Docs también se almacenan en Google Drive.

Da vida a tus archivos

Comparte archivos o carpetas enteras con las personas que quieras o con todo tu equipo. También puedes compartirlos con clientes, proveedores y partners. Desarrolla nuevas ideas con tu equipo y trabaja con mayor eficacia en los proyectos estableciendo debates online sobre el contenido de cualquier archivo.

Encuentra lo que buscas rápidamente

Utiliza nuestras potentes funciones de búsqueda para encontrar lo que necesites rápidamente. Puedes buscar por palabra clave y aplicar filtros para localizar todo tipo de archivos, incluidos los archivos de imágenes con texto.

Abre y visualiza todo tipo de archivos

Visualiza más de 20 tipos de archivo directamente desde tu navegador, como vídeos o archivos de Adobe Illustrator y Photoshop, incluso si tu dispositivo no dispone del software original del archivo en cuestión. Guarda archivos de Aviary, Animoto, Balsamiq y otras aplicaciones web directamente en Google Drive, y utiliza las aplicaciones abriendo los archivos desde tu Drive.

Consérvalo todo

Para empezar dispones de 5 GB de almacenamiento incluido para cada uno de tus usuarios. ¿Necesitas más? Por solo 3 euros al mes por 20 GB, los administradores pueden comprar y gestionar de forma centralizada hasta 16 TB de almacenamiento adicional por cada usuario (sí, es lo que estás pensando: 16.000 GB).

Guarda tus archivos en un lugar seguro

Aunque tu dispositivo sufra daños, se pierda o sea objeto de un robo, los archivos permanecerán seguros en la nube de Google. Con la seguridad y fiabilidad de nivel empresarial, puedes tener la certeza de que tus datos estarán seguros en Google Drive. Estas son algunas de las medidas que tomamos para proteger tus datos:

  • Acuerdo de tiempo de operatividad del 99,9%, para que puedas acceder a tus archivos siempre que los necesites.
  • Los archivos se encriptan cada vez que pasan del navegador a nuestros servidores.
  • La verificación en dos pasos impide el acceso no autorizado a la cuenta.
  • Los datos siempre se replican simultáneamente en nuestros servidores.
  • Medidas de seguridad del centro de datos avanzadas, como el sistema de protección ininterrumpido con guardas de seguridad.

nubbius: Software de gestión para abogados y bufetes integrado con Google Apps

Estándar

Nubbius es la solución para le gestión eficiente de su bufete de abogados. Ofrece las siguientes características:

– Gestión de clientes
– Gestión de expedientes / asuntos
– Gestión de la actividad
– Gestión del conocimiento, mediante etiquetas y buscador de texto libre
– Facturación / Tiempos /
– Acceso mediante aplicación móvil Android e iPhone
– Integrado con Google Calendario

Cumpliendo con la normativa de proteccíon de datos española (LOPD), para documentos de nivel, tipo 3 (III).

nubbius es más que un software para abogados.

Para poder usar nubbius, es necesario contratar el servicio, ya que es necesario tenerlo configurado. El precio de nubbius es por despacho, no por usuario.

Damoin Web Services te asesora en tu elección de aplicaciones con Google Apps

Para más información y condiciones de contratación visita nubbius.com 

Novedades en Google Apps

Estándar

Trabaja offline en Gmail, Calendar y Docs

Incluso con todas las posibilidades que tenemos actualmente para conectarnos a Internet, es posible encontrarnos en situaciones en las que sea complicado el uso de las aplicaciones web por no disponer de una conexión adecuada. Ahora ponemos a disposición de nuestros usuarios la posibilidad de seguir trabajando sin conexión en Gmail, Calendar y Docs a través de Google Chrome, gracias a las nuevas capacidades sin conexión de cada una de estas aplicaciones.

Permisos a nivel de página en Google Sites
En algunas ocasiones es mas efectivo que un equipo entero de trabajo tenga acceso a todo el proyecto, pero en otras (cuando compartimos un proyecto con un cliente para que vea los avances) no interesa que todos los usuarios puedan ver todo. Es en estas situaciones donde los permisos a nivel de página nos pueden ser de gran utilidad, ya que es una forma simple de definir quien puede ver cada página en Google Sites. 

Auditoría de Cambios Administrativos
Otra de las caracteristicas más interesantes para organizaciones y empresas ha sido añadida esta semana, es el informe de auditoría de cambios  administrativos. Esta nueva area en el panel de control de Google Apps permite a los administradores ver los registros de cambios administrativos realizados a la configuración de Google Apps, incluidos cambios en las cuentas de usuario, configuración de aplicaciones, configuración móvil y delegación de funciones.

La experiencia Google Apps. Parte II. Implantación y uso

Estándar

Esta es la continuación del post: LA EXPERIENCIA GOOGLE APPS. PARTE I. DECISIÓN Y PLANIFICACIÓN en el cual explicabamos como se toma la decisión de cambiar el sistema de correo a Google Apps y aspectos importantes de la planificación del cambio.

En este nos centraremos en como se realizó la implantación de Google Apps en uno de nuestros clientes y la experiencia de los usuarios con el nuevo sistema.

Una vez planificado el cambio a Google Apps llega el Dia D.

3. Implantación

  • Revisión de cuentas y accesos en Google Apps: Antes de modificar los registros DNS, revisaremos todas las cuentas y contraseñas que planificamos anteriormente. Un olvido recurrente suelen ser las cuentas “publicas” que no tienen un receptor definido en la organización, son aquellas de contacto en paginas web o departamentos (por ejemplo: contacto@…, info@….., administracion@…..) que por no estar personalizadas y usarse solo en momentos puntuales, pueden pasar dias hasta que notamos que no entran correos.
  • Acceso a Google Apps para los usuarios: Al revisar las cuentas ya estamos listos para proporcionar a cada usuario su email de acceso y contraseña. La política sobre contraseñas y uso del ordenador debe ser muy estricta ya que al usar navegadores es posible dejarse una sesión abierta en nuestro Gmail, lo cual puede ser peligroso para la seguridad de datos de la empresa.
    • Es importante que los usuarios no se “presten” la contraseña o resetearlas cada cierto tiempo desde el panel de administración de Google Apps, así evitamos fugas de información.
  • Exportación de cuentas hacia Google Apps: Para exportar una cuenta (Correo, calendario y contactos) desde Outlook a Google Apps usaremos Google Apps Migration for Microsoft Outlook® , dependiendo de la cuenta puede tardar bastante tiempo en hacer la exportacion , ya que tiene que subir todo el correo que le indiquemos en la herramienta, si queremos tener todo en Google Apps y nuestra cuenta ocupa varios Gb, con un ADSL normal puede tardar bastantes horas en subir toda esa informacion, hay que tenerlo en cuenta. En la herramienta de exportación se pueden filtrar los correos a exportar por fecha, en la planificacion es conveniente decidir de antemano desde que fecha limite se van a subir los correos a Google Apps (sobre todo si tenemos bastantes cuentas para exportar).
  • Modificación DNS del dominio: En el post I hablamos de la configuración DNS, bien, este es el punto donde no hay marcha atrás en la implantación de Google Apps, ya que hasta que no lo hagamos el correo lo seguirá gestionando el servidor antiguo . El cambio de servidores MX en nuestra configuración del dominio se debe realizar a ser posible de madrugada, para que las actualizaciones de las DNS lleven unas horas replicandose por la mayor parte de servidores posibles.
    • Como ya explicamos en el primer post una vez configuremos los nuevos registros tipo MX para el dominio pasaran entre uno y dos dias hasta que todo el correo entre por los servidores de Google, así, la hacerlo de madrugada nos quitamos unas horas en ese proceso.
  • Revisión de servidores de correo: Durante al menos dos dias (recomendamos una semana), es necesario revisar los buzones antiguos, ya que puede haber servidores de correo  que no hayan actualizado sus registros DNS y seguiran enviandonos los emails a los servidores antiguos.

4. Uso de Google Apps

Como en toda implantación de un sistema nuevo en cualquier empresa, al principio siempre hay reticencias y objeciones. En el caso de Google Apps podemos hacer un listado  de las objeciones y soluciones a las mismas, como sistema antiguo podemos hablar de Outlook que esta bastante extendido y es de uso común.

Para los administradores de sistemas, al implantar Google Apps es necesario advertir a todos nuestros usuarios que el uso de esta plataforma no es una via temporal que puede ser reemplazada de un dia para otro con nuestro sistema anterior. Una vez que se haga el cambio es muy dificil volver atrás y por tanto deben ser conscientes de ello. En Damoin hemos intervenido en implantaciones de software y soluciones en las que los usuarios intentaban forzar la vuelta al sistema anterior o usar el anterior y el nuevo a la vez.

En el caso de Google Apps esto no es posible, al menos, si queremos usar el sistema en modo “puro” sin usar Outlook a la vez (para esta forma de uso ver Google Apps Sync for Microsoft Outlook® ), por tanto debemos mentalizar muy bien a los usuarios sobre este tema para no tener problemas futuros.

En este listado os detallamos funcionalidades de Outlook , pulsando [aqui] podeís como funcionan en Gmail :

  • Uso de varias cuentas.
  • Organización por carpetas/subcarpetas.
  • Marcas.
  • Correo electrónico no deseado.
  • Mensajes archivados.

Para el resto de funcionalidades os dejamos este listado:

 

5. Experiencia de los usuarios con Google Apps

Una vez mentalizados los usuarios e implantado el sistema, la valoración del uso por parte de los usuarios la tenemos que dividir en dos fases: negación y aceptación.

  • En la fase de negación, como ya hemos comentado, para el usuario todo son problemas, ya que, muchas operaciones que ya controlaba ahora se hacen de otra manera. En esta fase es importante que los administradores esten accesibles a estos usuarios y que reciban asistencia lo antes posible. Si un usuario tiene un problema, no encuentra algo (por trivial que sea), y no recibe asistencia, la actitud negativa hacia el nuevo sistema será muy dificil de contrarrestar.
  • Una vez solucionada la actitud negativa, y despues de varios dias, los usuarios normalmente empiezan a familiarizarse con el sistema, comprenderlo y automatizar tareas como hacian anteriormente. Es en esta fase donde se aprecia el cambio cualitativo que supone Google Apps, en búsquedas, interacción con documentos, interacción con otros miembros de la organización, etc.
    • Las posibilidades que ofrece Google Apps para compartir determinada información (contactos y calendario) de muchas maneras distintas en la organización hace que, cuando se extiende su uso, para los usuarios sean herramientas muy potentes y garanticen un ahorro en tiempo y aumento de productividad importante.
  • La experiencia en general es muy positiva, por el grado de libertad que ofrece el hecho de tener el correo en cualquier ordenador o smartphone, ya estes de viaje o en casa, y por el grado de interacción con otros usuarios que ofrecen todas las aplicaciones dentro de la organización.
  • Para la empresa en la cual hicimos la implantación, la experiencia ha resultado muy positiva y ha aumentado la productividad de todos los miembros de la organización, un éxito.

Si tu empresa esta interesada en usar Google Apps: