Novedades en Access 2016

Access 2016
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Tell me en Access 2016

Ahora los usuarios pueden crear formularios, consultas, informes y tablas fácilmente con la ayuda de la función TellMe integrado en la barra de búsqueda de aplicaciones. Puesto que esta función es el reemplazo moderno del antiguo asistente “Clippy”, se puede conseguir fácilmente la ayuda que necesita haciendo clic o pulsando el signo de interrogación y escribir su consulta en el cuadro de búsqueda en la esquina superior derecha de la aplicación.

Plantillas modernizadas en Access 2016

Acceso 2016 ha modernizado y simplificado las plantillas disponibles. Esto significa que ahora es más fácil para crear bases de datos y convertirlas en impresionantes aplicaciones personalizadas, sin necesidad de conocimientos en programación. Se puede acceder fácilmente a la página de plantillas y elegir el modelo adecuado con el que se desea trabajar desde la pantalla de inicio.

Tenga en cuenta que si ya se encuentra dentro de la aplicación y desea abrir una nueva plantilla, haga clic en la ficha Archivo en la esquina superior izquierda de la aplicación.

Temas en Access 2016

Si no está satisfecho con el color de la cinta en la parte superior de la aplicación Access, puede optar por cambiar a fondos gráficos blancos al igual que en la version 2013. Puede hacer clic en Archivo > Opciones > General y elegir el estilo que se adapte a sus necesidades.

Exportación de datos de Access 2016

Ahora tiene la posibilidad de exportar sin esfuerzo todos los datos a Microsoft Excel 2016. Esta característica es especialmente útil si usted tiene una gran cantidad de datos con enlaces desde varias fuentes diferentes. Excel creará una lista de los enlaces de datos y ordenara por tipo para usted para que bases de datos muy grandes sean mucho más fácil de manejar. Para acceder a la función de exportación, haga clic en la ficha Datos externos y, a continuación, haga clicen el botón Administrador de tablas vinculadas. Aparecerá una ventana emergente; seleccionar todos los enlaces correspondientes y haga clic en el botón Exportar a Excel a la derecha.

Tan pronto como SharePoint 2016 este publicado, tendrá la capacidad de exportar muchas de las características de Access a SharePoint 2016.

Formularios mas grandes

Ahora en Access 2016 las barras laterales y las ventanas emergentes pueden utilizar la relación de tamaño de la aplicación en su beneficio. Se puede ver más listas de tablas y nombres de consulta en la base de datos sin mucho movimiento en sentido vertical o en la navegación de pestañas.

Feedback y cambios

Dado que el nuevo paquete Office es colaborativo “en vivo” entre el conjunto de aplicaciones, la retroalimentación es importante y afecta el desarrollo de las características que se añadirán a la suite de Office en forma de cambios. Si desea ver mejoras en características, haga clic en la cara sonriente en la esquina superior derecha y explicar en detalle lo que le gustaría ver cambiado.

Pros y contras de Access como base de datos

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Siempre se habla de la base de datos Access como la hermana pobre de SQL Server, y aunque, para entornos empresariales muy fuertes si recomiendo otro tipo de motor de SQL, en Pymes de menos tamaño o autonomos el uso de Access puede ser recomendable para empezar a gestionar la informacion del negocio a través de una base de datos relacional. Os cuento algunos pros y contras de Access.

Localización de los datos

En primer lugar, todos los datos estarian dentro de un solo archivo, que se mantiene por el propio Access. Esto permite una solución de copia de seguridad simple. También permitiría cargar o descargar las bases de datos de Access sobre la marcha y por ejemplo, combinar dos bases de datos en una sola.

Desarrollo en el propio IDE de Access (VBA)

Access es más que una base de datos. También cuenta con un entorno de programación completa que es fácil de aprender para los no desarrolladores (VBA). Estos programas también serían parte de la base de datos de Access y por lo tanto podría ser utilizado por un usuario local, mientras que si se usa en entorno web, la aplicación web también tiene acceso a los mismos datos.

Access es a menudo parte de proyectos heredados. Podría haber algo más que datos dentro del archivo de Access. También es posible que otras aplicaciones utilicen la misma base de datos para cualquier propósito. Tiene un rendimiento muy bueno, si sabes lo que estás haciendo.

Multiusuario limitado

El mayor inconveniente sería un entorno multi-hilo. Y el desarrollo web, básicamente, es un entorno de múltiples subprocesos. Hay un gran riesgo de bloquear registros ya que si un usuario está actualizando los datos , otros usuarios no pueden acceder a este. En un entorno multiusuario, también hay un mayor riesgo de corrupción de datos. Pero dado que las bases de datos Access tienden a ser razonablemente pequeñas y compactas, no es un gran problema para hacer copias de seguridad periódicas para evitar este tipo de problemas.

Precio

Access en sí mismo es gratuito. Sólo se paga por Access al comprar Office.

Mover la aplicación

Aún más interesante, si el sistema ya tiene la configuración ADO apropiada / o controladores ODBC instalados, y son muy comunes, a continuación, se puede implementar una aplicación que utiliza Acces simplemente copiando el ejecutable a una nueva ubicación.La aplicación puede crear una nueva base de datos sobre la marcha, llenarlo con los datos por defecto y ya está! Es muy fácil de usar, en comparación con otras alternativas.

Bases de Datos empresariales

Usted podría considerar trabajar con SQL Server o MySQL como alternativas, pero requieren una configuración adecuada y deberían estar alojadas en algún servidor, aunque SQL Server se puede utilizar de una manera similar a Access en la version Express. Si piensa un cambio de base de datos, sugiero un cambio a SQL Server, ya que es totalmente compatible con Access.

Trabajo en web

Puede mover el archivo Access a una ubicación central (equipo o servidor), construir una interfaz web (tal vez en la intranet de la empresa) en ASP.NET utilizando un proveedor de datos específico para Access. La conexión con la base de datos sería esencialmente conexión de un usuario Si usted está pensando una solución empresarial tendrá que desarrollar la aplicación de todos modos.

Si el uso incluye cientos de usuarios, es muy probable que se encuentre con una serie de problemas con Access, pero al menos tiene la mitad del problema abordado y sólo necesita cambiar el código del proveedor de datos en ASP.NET para adaptarse a una solucion empresarial como SQL Server.
 
 
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Como extraer todo el codigo VBA de una aplicación Access

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En mas de una ocasión los que trabajamos con Access nos hemos tenido que remangar para tratar de migrar una aplicación Access con VBA a un sistema mejor, como puede ser .NET.

Para ello existen ciertas herramientas (de las cuales todavía no he encontrado ninguna que funcione) en internet, pero sin duda la manera “manual” siempre existe y muchas veces es la indicada para hacer este tipo de operaciones. Lo peliagudo del asunto es extraer todo el código de la aplicación, que en mi caso y dado que prácticamente es un ERP es bastante extenso y con muchos formularios.

Para ello tenemos esta maravillosa función que nos permitirá extraer el código VBA de cada formulario a archivos txt, que luego podemos a su vez intentar migrar con alguna de las herramientas online que existen en el mercado

Esta función se ejecuta desde otro archivo access o VB, y es necesaria la referencia Microsoft Visual Basic for Applications Extensibility (en mi caso la 5.3) que hay que añadir al proyecto.

Private Sub Comando33_Click()
‘Make sure a root directory was specified
Dim RootDirectory As String
RootDirectory = “ruta donde quiero guardar los txt”

Dim appAccess As New Access.Application
Dim objProj As VBProject
Dim objComponent As VBComponent
Dim intFile As Integer
Dim strModule As String
ExportText = True

Set appAccess = CreateObject(“Access.Application”)
appAccess.OpenCurrentDatabase (“rutademiarchivo.mdb”)

Set objProj = appAccess.VBE.ActiveVBProject

For Each objComponent In objProj.VBComponents

‘Export the modules as *.txt files
If ExportText Then
intFile = FreeFile
Open RootDirectory & “\” & objComponent.Name & “.txt” For Output As #intFile
strModule = objComponent.CodeModule.Lines(1, objComponent.CodeModule.CountOfLines)
Print #intFile, strModule
Close #intFile
End If
Next objComponent
‘Clean up
Set objComponent = Nothing
Set objProj = Nothing
appAccess.CloseCurrentDatabase
Set appAccess = Nothing

End Sub

Si os da algun fallo es posible que este leyendo un report, pasais de linea y seguis con la ejecución

Aspx Access to the path is denied

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Español:
Esto sucede porque el usuario con el que se esta ejecutando el código aspx no tiene permisos de escritura al directorio que se muestra en el fallo.

Para arreglarlo usaremos la orden <%= Environment.UserName %> en nuestro código aspx, esto nos da el usuario que esta ejecutando el código y al cual debemos dar permisos de escritura en el directorio.

English:
This is because the user that is running on aspx code does not have write permissions to the directory shown in the error log.

To fix this use the command <% = Environment.UserName%> in our aspx code, this gives the user who is running the code and to which we must give write permissions on the server folder.

Access: Resolver conflicto de escritura en tabla vinculada a SQL Server

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Trabajando con SQL Server es común programar una interfaz en Access dadas las posibilidades de hacer una aplicación en poco tiempo y con opciones suficientes para un amplio perfil de usuarios.

Al trabajar en Access sobre SQL Server siempre es interesante el hacerlo sobre tablas vinculadas y aunque no suelen dar problemas de vez en cuando surge el famoso conflicto de escritura, desde Damoin os ofrecemos dos posibles causas y opciones para resolver este problema.

Causa 1: Campos tipo bit no inicializados. En este caso el problema surge al introducir un campo bit en la tabla sql server y vincularlo en Access sin haberle puesto un valor predeterminado a 0 ó 1. En el caso de una tabla vacia el problema surgira el intertar meter cualquier registro y en el caso de una tabla ya usada anteriormente el error dara tanto en inserciones como en updates, tiene sentido ya que Access necesita mostrar un valor para ese campo y SQL no se lo puede dar (no lo tiene) con lo que intenta escribir los dos valores al mismo tiempo.

Solución: Asignarle un valor predeterminado al campo bit , hacer en SQL Server un UPDATE a toda la tabla con el valor que queramos(0/1) y por último volver a vincular la tabla o actualizar la vinculación desde Herramientas>>Administrador de tablas vinculadas.

Causa 2: Tablas con campos float ,real, decimal, etc con valores dependientes de formulas. Este es un error menos común que el anterior pero puede ocurrir.

El caso típico es el de una aplicación de gestión donde existe un campo calculado (cantidad*precio), al intentar escribir en otro campo del registro nos da el conflicto de escritura, en este caso dado que el campo calculado recoge el valor posteriormente al update si intentamos registrar cambios en otro campo access no sabe cual ha sido la primera modificacion.

Solución: Crear en la tabla afectada un campo de tipo TIMESTAMP, entendemos que este campo almacena información sobre el momento de la ultima actualización para evitar colisiones y detectar precisamente conflictos de escritura. Despues de crear el campo hay que actualizar la informacion de la tabla vinculada o volver a vincularla.

Dejad un comentario para saber si os ha servido de ayuda.